Как отправить 6500 человек на ЭКСПО? Опыт корпорации ERG

Международная выставка EXPO-2017 заканчивает работу 10 сентября. По словам Нурсултана Назарбаева, на данный момент её посетили уже больше 2 миллионов человек. 6500 посетителей обеспечила компания Eurasian Resources Group. Разумеется, в сравнении с общим масштабом ЭКСПО число кажется небольшим, однако для этого 2,5 месяца вместе работали сами организаторы и несколько крупных компаний – от «Кочевников» до «Астана-ЭКСПО» и КТЖ.

Informburo.kz рассказывает, как нескольким десяткам человек удалось организовать масштабный проект «Командное лето ERG», во время которого шесть с половиной тысяч человек в течение всего лета посетили ЭКСПО и прошли корпоративные тренинги.

Как отбирали тех, кто поедет на ЭКСПО?

В общей сложности в компании ERG работает 61 тысяча человек. Это представители самых разных профессий – на 12 предприятиях в 4 регионах Казахстана работают и металлурги, и шахтеры, и логисты, есть достаточно большой менеджерский состав. 6500 человек, посетивших ЭКСПО, – это больше 10% от всего профессионального состава компании.

У отбора сотрудников для посещения выставки было несколько критериев – прежде всего, в список попадали новаторы, представители трудовых династий, заслуженные и опытные работники, наставники, ветераны труда, высококвалифицированные специалисты и молодые активисты. Что важно, в меру возможностей было и то, что сейчас называется diversity (разнообразие – англ.) – HR-отдел постарался, чтобы на ЭКСПО поехали не только люди разных возрастов, но и более-менее равное количество мужчин и женщин, разумеется, со скидкой на особенности компании. Понятно, что мужчин в промышленности работает в принципе больше. А некоторых сотрудников компании нельзя было отрывать от работы, потому что их отсутствие сказалось бы на эффективности всех остальных.

Читайте также

Ради будущего: Как ЭКСПО-2017 изменит казахстанцев

На ЭКСПО поехали работники ERG из четырех регионов – из Актобе, Костаная и Павлодара по 2000, из Караганды – 500, а из Алматы – 35 человек. Разница в цифрах объясняется просто: в Алматы и в Карагандинской области у компании наименьшее количество сотрудников по Казахстану.

Как перевозили сотрудников, и что было на ЭКСПО?

Для того чтобы перевезти 6000 человек из Актобе, Костаная и Павлодара, компания арендовала один поезд, состоящий из 12 вагонов. Он курсировал от региона до Астаны и обратно, перевозя в среднем по 500 сотрудников ERG.

Из Караганды посетителей ЭКСПО отправляли на автобусах – в отличие от остальных регионов этот город располагается ближе всех к столице. Однако главной сложностью стало то, что на время выставки с этим видом транспорта возникли проблемы – большая часть автобусов уже была в столице. В этом вопросе помогло туристическое агентство «Кочевник», также помогавшее компании в организации посещения выставки.

Следующей проблемой стало размещение всех, кто приехал на ЭКСПО. Каждый поток – либо 100, либо 500 человек должны были где-то жить 2 дня в Астане. Гостиницы уже были забронированы, а университеты даже освободили общежития от студентов, чтобы разместить там гостей выставки. Организаторам удалось найти оптимальный вариант – участников «Командного лета» поселили в ЭКСПО-городке. На этом этапе были и другие сложности – кому-то не нравилась комната, у кого-то в квартире отключали воду. Все эти вопросы нужно было решать максимально быстро.

Всем, кто приезжал в Астану, кроме того, выдавали комплекты брендированной одежды - оранжевые футболки, кепки, рюкзаки. Так их проще было отличить в общем потоке посетителей EXPO-2017 и, если человек потерялся, быстро сориентировать, куда нужно идти. Потом их разбивали на группы по 50 человек, к каждому из которых приставляли гида, который и водил людей по выставке, а потом – по самой столице. Разумеется, с таким потоком людей справиться сложно – все люди разные, у всех свои, порой сложные характеры, у каждого свои проблемы – от усталости, недомогания до смятения и неорганизованности.

Люди из «Астана-ЭКСПО» помогали с организацией обедов: каждую группу, сопровождаемую гидом, заводили в столовую в среднем на 15 минут, чтобы не возникало ни очередей, то толкотни.

Кроме гидов, гостей ЭКСПО от компании ERG сопровождали и фотографы.

– Чтобы попасть на проект мы прошли жесткий отбор, – уверяет фотограф с 20-летним стажем Сергей Козодеров. – Требовался опыт работы, умение коммуницировать с людьми, выдержка. Это со стороны кажется, что легко бегать по 18 часов с аппаратом в руках. А вы попробуйте! Люди еще разные: кто-то с удовольствием фотографируется, другого нужно просить встать пред камерой. Я считаю, что мы справились со своей работой: нам удалось не только снять людей, но и передать те чувства, эмоции, которые они испытывали. Честно, старались, выкладывались на все сто процентов: искали новые сюжеты, ракурсы, лица, мимику.

Первый день был полностью посвящен экскурсиям. На второй сотрудники компании шли в Назарбаев Университет для прохождения корпоративного тренинга.

Зачем был нужен тренинг?

Компания ERG объединяет в себе несколько крупнейших промышленных предприятий, которые находятся в 4 регионах. Основная сложность в таких крупных проектах – чтобы все его участники руководствовались одними и теми же ценностями. Именно поэтому всех посетителей столицы собирали в Назарбаев Университете, предоставившем помещения для проведения тренинга.

Тренинг был разработан в компании, а проводить его помогали известные бизнес-тренеры Надежда Зубова и Ильдар Валиуллов. На нем рассматривали результаты работы Группы за последние несколько лет, вызовы и угрозы, стоящие перед ERG и отраслью в целом, а также направления для дальнейшего развития. Обучение проходило в интерактивной форме и каждый желающий мог таким образом внести свой вклад в определение будущего того места, в котором он работает.

Важной деталью было то, что для всех участников тренинга был подготовлен видеоролик, в котором руководители ERG делились своим видением будущего, и оно очень часто совпадало с тем, как представляли его себе рядовые работники компании.

– Искренняя благодарность участников проекта «Командное лето ERG» доказывает, что наша работа проделана не вхолостую, - резюмирует менеджер отдел обучения и развития персонала Рауан Абилтаева. – Проект – грандиозный, масштабный. Мы сделали всевозможное, чтобы у участников были только положительные эмоции. Арендовали удобный, просторный зал, обеспечили людей вкусным перекусом, сделали перевод основных моментов тренинга на казахский язык, организовали экскурсию по Назарбаев университет. По сценарию тренинга надо было выбрать лидера стола. Один стол никак не мог определиться с лидером. Фасилитатор-девушка предлагает одному мужчине взять на себя ответственность и стать лидером. А он ей в ответ: «Только если Вы меня обнимите!» Пришлось моей коллеге обниматься. Так что больше, конечно, было позитива. В последний день проекта всем грустно, но я уверена, что у «Командного лето ERG» будет еще более удачное продолжение.

Узнать больше о проекте можно здесь